2020 - hét jaar van interne communicatie

Onlangs volgde ik een webinar van Vonk over het “Warm en verbindend, interne communicatie tijdens corona”. Sara vercauteren (freelance Communicatie Cunsultant – Ex-communicatiedirecteur DPG Media) en Barbara Kempeneers (Communicatieverantwoordelijke van het Heilig Hart Ziekenhuis Lier) kwamen vertellen over hun interne communicatie tijdens de coronacrisis.

2020 was een jaar vol ups en downs. Een grote nachtmerrie voor vele bedrijven en medewerkers. Ook bij DPG Media en het Heilig Hart Ziekenhuis in Lier deden ze het mogelijke om alles en iedereen staande te houden. Door warm en verbindend te communiceren, vonden werknemers de kracht en motivatie om te blijven strijden in deze moeilijke tijd.

Warm en verbindend communiceren

Dat interne communicatie SUPERbelangrijk is in tijden van een crisis, heeft 2020 wel bewezen. Sara Vercateren vertelde hoe ze bij DPG Media op heel wat verschillende manieren aan de slag gaan met interne communicatie in coronatijden. Ik lijst er enkele op:

- HR stuurt alle medewerkers om de 6 weken een online bevraging om te horen hoe het met hen gaat.

- CEO stuurt warme videoboodschappen vanuit “zijn kot” om mensen een hart onder de riem te steken.

- Een “welkom terug zakje” voor mensen die terug komen werken.

- Er werd een “Hang in there” pakketje naar de medewerkers thuis gestuurd.

- Een online dj-set om thuis eens goed los te gaan.

Deze leuke vormen van communicatie zorgen ervoor dat mensen geïnformeerd worden, maar benadrukken ook dat ze nog steeds tot een groep behoren, ook al werken ze alleen thuis.

Ook Barbara Kampeneers vertelde hoe ze in het Heilig Hart Ziekenhuis Lier op een leuke, creatieve manier intern communiceren. In plaats van een eindejaarsdrink stelde ze een eindejaarsactie op. Deze actie introduceerde ze met een teaser: Het Geluid. In de teaser kregen ze het geluid van het openen van een adventskalender te horen. De medewerkers kregen achteraf een adventskalender (of een “mercikalender”) met elke dag een verassing. De verassingen bestonden uit een mix van leuke dingen die teamverbindend werken. Traktaties, wedstrijden, verbindende acties (zoals een gezamenlijke Spotifylijst), kerstwensen naar een collega sturen, een bingo per afdeling, …

De kalender had een heel positief effect op de medewerkers. Dagelijks kreeg Barbara veel complimentjes en telefoontjes van hoe leuk mensen het vonden. Het zorgde voor heel wat positiviteit en verbondenheid. Daarnaast hebben ze een eigen webpagina waar de medewerkers via een button naar een pagina worden gestuurd met gestructureerde informatie en dagelijkse corona-updates.

3 killertips in crisiscommunicatie

Om af te ronden gaven Sara en Barbara elk nog 3 killertips die niet weg te denken zijn bij crisiscommunicatie.

Sara Vercauteren:

1. Communiceren, communiceren, communiceren

In crisissituaties moet men blijven communiceren. Het duurt lang vooraleer mensen een boodschap horen of vatten. Daarom moet men blijven communiceren en herhalen via verschillende kanalen.

2. Voorbereiding is alles

Voorbereid zijn als organisatie is superbelangrijk!

Sara hoopt dan ook dat deze coronacrisis ervoor heeft gezorgd dat mensen beseffen hoe belangrijk communicatie is in vredestijden.

3. Warm en verbindend communiceren kost evenveel moeite als feitelijk communiceren, maar maakt een enorm verschil

Barbara Kempeneers:

1. Vertrek vanuit je publiek

Weet welke taal je moet spreken en hoe je je publiek kan bereiken.

2. Betrek ook de ‘tussenlaag’ (je leidinggevenden)

Je leidinggevenden zijn ook een vragende partij. Gebruik hen om boodschappen door te geven, maar help hen ook!

3. Denk ‘divers’ (verschillende kanalen, content formaten, …)

Denk aan al je kanalen om mensen te bereiken. Blijf herhalen en gebruik alle kanalen, want je hebt de mensen niet altijd direct mee. Wees creatief: een video, een quiz, ...

Hoe zou jij je interne communicatie in crisistijden aanpakken?

Greetz,

Charlie xoxo